Propuesta para Mónica — Casa Renacer
Casa Renacer · Propuesta de trabajo

Un asistente que trabaje contigo

Mónica, esto es lo que quiero construir para tu área. Te lo explico completo — qué es, cómo funciona, cómo se vería en tu día, y qué pasa con la información.

1De dónde sale esta idea

No es algo que se me ocurrió por fuera.

Cuando llenaste el formulario, te preguntamos qué apoyo concreto te haría el trabajo más fácil. Respondiste esto:

"Una persona y un sistema de apoyo como asistente virtual o algo relacionado."

Mónica — formulario de sincronización, pregunta 18

Eso es exactamente lo que vengo a proponerte. Y en la misma respuesta escribiste otras tres cosas que me sirvieron para decidir por dónde empezar: dijiste que las tareas que te cambiarían la vida si te las quitaran mañana son el cobro de ingresos, las citas a familias y mandar las listas de necesidades.

Esas tres son justamente las que ataca esta propuesta.

2Son dos piezas, no una

Una es el lugar. La otra es quien ayuda.

A
Chatwoot — el lugar donde llegan todos los mensajes
Una sola pantalla donde caen WhatsApp, Instagram, Facebook y los mensajes de la página web. Hoy eso está regado en varias apps. Aquí queda todo junto, ordenado y con historial.
B
Hermes — el asistente
Un asistente de inteligencia artificial que vive dentro de ese lugar, atiende lo que tú le indiques y te prepara el trabajo. Le hablas por WhatsApp, como a cualquier persona.

Las dos van instaladas en un servidor de la clínica. No es un servicio prestado donde la información queda en manos de otra empresa. Más adelante te explico eso a detalle.

3Cómo se ve Chatwoot por dentro

Para que tengas la imagen y no te lo tengas que imaginar.

Te pongo capturas reales del programa. Está en inglés en la imagen, pero se instala en español.

Pantalla principal de Chatwoot con la lista de conversaciones
La bandeja. A la izquierda está la lista de conversaciones. Fíjate que cada una dice de dónde viene — Facebook, Instagram, WhatsApp, la página web, correo — pero todas llegan al mismo lugar. En el centro está la conversación completa. A la derecha, los datos de la persona: teléfono, correo, de dónde escribe, y todo su historial.
Vista de una conversación en Chatwoot con notas internas y asignación
Adentro de una conversación. Aquí se ve algo importante: además de responderle a la familia, se pueden dejar notas internas (el recuadro amarillo) que la familia nunca ve. Sirve para que quede escrito "esta señora ya llamó tres veces" o "pendiente confirmar la beca". También se ve quién tomó cada conversación y las conversaciones anteriores de esa misma persona.

Lo que eso te resuelve

  • Todo en un solo lugar. No saltar entre aplicaciones.
  • Nada se pierde. Cada conversación queda con estado: abierta, pendiente o resuelta.
  • Historial completo. Cuando una familia vuelve a escribir tres meses después, ahí está todo lo que se habló la primera vez.
  • Lo puedes abrir cuando quieras, desde el teléfono o la computadora, y ver cómo va todo sin preguntarle a nadie.

4Qué sabe hacer el asistente

Las capacidades, sin tecnicismos.

1
Entiende notas de voz
No tienes que escribirle. Le mandas un audio como a cualquier persona y él entiende y actúa. Esta es la parte más importante para tu día.
2
Recuerda
No empieza de cero cada vez. Recuerda a las familias, lo que se habló antes, los pendientes que quedaron y cómo trabajas tú.
3
Aprende tu forma de trabajar
Si le corriges algo una vez — "a las familias de beca no les mandes ese recordatorio" — lo mantiene de ahí en adelante. No hay que repetírselo.
4
Trabaja donde tú ya trabajas
Por WhatsApp. No es una aplicación nueva que haya que aprender ni abrir. Es un contacto más en tu teléfono.
5
No duerme
Está a toda hora. Los fines de semana y de madrugada también, que es cuando hoy se pierden los mensajes.
6
Lee y ordena
Le puedes pasar textos largos, listas o documentos y te los deja resumidos y organizados.
7
Hace varias cosas a la vez
Puede estar atendiendo una conversación, preparando un recordatorio y armando una lista al mismo tiempo.
8
Respeta límites
Se le escribe qué puede y qué no puede hacer, y no se sale de ahí. Esos límites los defines tú, no él.

5Qué haría por ti, en concreto

Ocho cosas. Todas salen de lo que tú misma describiste.

1
Contesta a las familias cuando tú no puedes
Si estás en una sesión, ocupada o ya saliste, él responde de inmediato, pregunta lo básico — quién llama, por quién, qué necesita, de dónde son — y te lo deja ordenado. Nadie se queda esperando.
2
Convierte tus notas de voz en tareas listas
Le mandas un audio: "a la señora Ramírez hay que recordarle el pago el jueves". Él lo agenda, prepara el mensaje y el jueves te lo deja listo para que solo lo apruebes.
3
Arma las listas de necesidades de las familias
Hoy las haces una por una. Él las arma con lo que el equipo va reportando y te las deja listas para revisar antes de enviarlas.
4
Los recordatorios de cobro
Lleva la cuenta de quién debe y cuándo, y prepara el recordatorio. Tú decides si sale o no.
5
Agenda las citas con las familias
Coordina el horario con la familia y lo deja puesto. Si algo se cambia a última hora, avisa a quien corresponda.
6
Te prepara el día siguiente
En la mañana tienes listo qué quedó pendiente, quién llamó, quién no ha respondido y qué hay que hacer primero.
7
Le pasa a Julio el resumen de la operación
Cuántas llamadas entraron, qué compras están pendientes, si hubo algún incidente. Esto quita de encima el tener que estarle bajando la información tú.
8
Recibe los pedidos del equipo
Esto te lo explico aparte porque es lo que más carga te quita.

6El canal del equipo

Para que los pedidos dejen de pasar por ti.

Hoy, cuando a Gerardo se le acaba algo en cocina, cuando Nadia necesita material para los menores o cuando a enfermería le falta un medicamento, eso termina llegándote a ti o hay que buscar a Julio.

La idea es un número de WhatsApp donde cualquiera del equipo escribe directamente lo que necesita, lo que se está acabando, o una idea que se le ocurrió. A cualquier hora.

Y lo importante: cada pedido tiene seguimiento

No es un buzón donde las cosas se escriben y se pierden. Cada pedido pasa por tres estados:

Recibido  →  Aprobado o rechazado  →  Resuelto

Julio recibe la solicitud en su teléfono y aprueba con un botón. Y cada semana sale la lista de lo que sigue sin resolverse, para que nada se quede meses dando vueltas.

7Un día normal con esto

Para que lo veas aterrizado.

7:40
Antes de llegar, abres WhatsApp y ya tienes el resumen: dos familias escribieron en la noche, una pregunta por costos y otra quiere agendar. Gerardo reportó que falta gas.
9:15
Entras a una llamada con una familia. Mientras tanto llegan tres mensajes más — el asistente los atiende, pregunta lo básico y los deja ordenados. Nadie queda sin respuesta.
11:00
Le mandas un audio: "la lista de necesidades de los cuatro de esta semana, ármala." Sigues en lo tuyo. Diez minutos después la tienes lista para revisar.
14:30
Una familia pregunta el costo de la mensualidad. El asistente no responde eso — lo marca y te lo pasa a ti, porque el precio lo decide el director.
17:00
Te vas. El asistente sigue contestando. Lo que entre en la noche estará ordenado mañana a las 7:40.

8Qué hace otra gente con Hermes

Para que veas hasta dónde llega. Todos estos son usos reales de otras personas y empresas.

Te los pongo porque me parece importante que no lo veas solo como "algo que contesta mensajes". Es bastante más que eso, y saber de qué es capaz te va a ayudar a pedirle cosas que a mí no se me han ocurrido.

Ordenar mensajes que llegan de todos lados

  • Una constructora lo tiene leyendo 11 grupos de WhatsApp al mismo tiempo — avances de obra, reportes de calidad, alertas de seguridad. Cada día toma los 82 mensajes del día y los deja en 3 líneas.
  • Otra empresa lo tiene revisando el correo cada mañana a las 9 y mandando un resumen partido en dos: "esto necesita respuesta" y "esto es solo para que te enteres".
  • Hay quien lo usa para tomar la grabación de una reunión y devolver el resumen con los acuerdos.

Armar documentos y archivos

  • Una persona le mandó un PDF de 50 páginas por mensaje y el agente lo procesó completo.
  • El equipo que lo creó lo usó para producir un libro de 19 capítulos y casi 80,000 palabras, con su versión en audio y su página web.
  • Se usa para redactar borradores de manuales y procedimientos internos — el tipo de documento que hoy nadie tiene tiempo de escribir.
  • Hay quien lo tiene ordenando los archivos, las notas y el calendario de su oficina.

Analizar y ayudar a planear

  • Gente que le pide un reporte diario sobre un tema: él investiga, escribe el resumen, y además lleva la cuenta de lo que ya le habías pasado por alto antes.
  • Se usa para comparar proveedores y juntar la información antes de tomar una decisión, para no decidir a ciegas.
  • Otros lo tienen llevando facturación, inventario y cobros.
  • Hay quien lo usa para revisar un problema desde varios ángulos antes de actuar — le explicas la situación y te devuelve qué se te está escapando.

Trabajar por voz, sin escribir nada

  • Una persona que no puede teclear bien lo usa completamente por voz. Fue de las razones por las que mejoraron esa parte.
  • Otro lo usa como entrenador: le manda audios tipo "hoy hice pierna, quedé adolorido" y el agente lleva todo el registro sin que la persona tenga que anotar nada.

Recordar por ti

  • Hay quien lo tiene conectado a su cuaderno digital de notas: recuerda lo que se habló, arma el tablero del día y cruza lo viejo con lo nuevo.
  • Otro lo usa para seguir rutinas y encontrar patrones que solo se ven con el tiempo — cosas que pasan seguido y nadie había notado.

En negocios pequeños

  • Un consultor en Francia lo instala en negocios pequeños, adaptándolo al trabajo real de cada uno.
  • Una tienda en línea lo tiene revisando tickets de soporte y actualizando documentos administrativos en horarios programados, sin que nadie se lo recuerde.

Y lo que podríamos sumar después

Ya viste lo que haría desde el arranque. Viendo lo que hace otra gente, esto es lo que se me ocurre que podríamos agregarle más adelante:

  • Leer los grupos y dejarte el resumen en tres líneas, como la constructora.
  • Redactar los procedimientos que hoy están solo en la cabeza de la gente. Este puede ser el más valioso de todos a la larga.
  • Encontrar lo que se repite: qué se pide una y otra vez, qué se queda sin resolver.
  • Preparar el resumen de la semana antes de la junta.

9Se va construyendo contigo

No llega hecho y así se queda.

Esto es lo que más quiero que te quede claro de todo el documento: no es un programa cerrado. Arranca con lo que ya te describí, pero se le van agregando cosas según lo que tú vayas necesitando.

Si en dos semanas descubres que lo que más te serviría es algo que aquí ni aparece, me lo dices y se lo agregamos. Así es como debe funcionar.

Un ejemplo de lo que se le puede pedir

Supongamos que necesitas conseguir un insumo y no sabes dónde. Le mandas la foto del producto por WhatsApp y le escribes — o le dices por audio:

"Búscanos proveedores de esto en Pátzcuaro."

Él reconoce el producto en la foto, sale a investigar y te regresa varias opciones: quién lo vende, en cuánto, dónde están y cómo contactarlos. Tú comparas y decides. Eso que hoy te tomaría media tarde buscando y llamando.

Otras cosas que se le podrían pedir

  • "Compárame el precio de este medicamento en tres farmacias."
  • "Avísame si alguna familia lleva más de tres días sin responder."
  • "Te voy a dictar cómo se arma un expediente. Escríbelo bien y guárdalo."
  • "Arma el resumen de la semana para la junta del viernes."
  • "Recuérdame los martes revisar los faltantes de enfermería."

Cómo sería ese ir y venir

Tú
Me dices qué necesitas. No tiene que ser técnico — con "quiero que haga tal cosa" es suficiente.
Yo
Lo armo y te lo entrego funcionando.
Tú
Lo pruebas unos días en tu trabajo de verdad, no en teoría.
Juntos
Si sirve, se queda. Si te estorba, se quita. No tiene sentido dejar puesto algo que no ayuda.

10Lo que el asistente NO hace

Los límites son parte del diseño, no un descuido.

Nunca, bajo ninguna circunstancia

  • No da precios ni negocia mensualidades. Eso queda con el director, como está hoy.
  • No da información clínica ni le dice a una familia cómo va su hijo. Eso es de las psicólogas y del director.
  • No diagnostica ni sugiere tratamientos. Nada clínico.
  • No decide nada sobre un paciente. Ni ingresos, ni salidas, ni permisos.
  • No publica nada en redes ni en ningún lado.
  • Si no sabe, no inventa. Lo marca y te lo pasa a ti.
  • Si detecta una emergencia — alguien en riesgo — corta y avisa de inmediato a una persona. No intenta manejarlo solo.

11Qué pasa con la información

Esto te lo explico con precisión, porque es lo que más importa en una clínica.

Dónde vive todo

Chatwoot y el asistente se instalan en un servidor de la clínica. Las conversaciones se guardan ahí, no en una empresa ajena que después haga lo que quiera con ellas. Si mañana se decide apagar todo, la información se queda con la clínica.

A qué NO tiene acceso el asistente

Y esta es la parte que hace que todo lo demás sea seguro: el asistente solo trabaja en recepción y administración. No entra a la parte clínica.

  • No tiene acceso a los expedientes.
  • No ve historias clínicas ni pruebas psicológicas.
  • No ve las notas de sesión de las psicólogas.
  • No entra a las sesiones ni a las reuniones con familias.

Lo que ve es lo mismo que ve hoy quien contesta el teléfono: quién llama, por quién pregunta y qué necesita.

Y que se pueda limitar así no es teoría. Hay quien lo tiene montado con un filtro que quita los códigos de seguridad, las contraseñas y los avisos del banco antes de que el agente alcance a verlos. Se puede decidir con precisión qué llega a sus ojos y qué no. Aquí hacemos exactamente lo mismo con la parte clínica.

Qué pasa cuando lee un mensaje

Para entender lo que dice un mensaje, el texto pasa por el sistema de inteligencia artificial, que devuelve la respuesta. Te lo digo tal cual es, sin adornos:

  • Ese texto no se usa para entrenar la inteligencia artificial. Eso está en el contrato con el proveedor.
  • No se comparte con nadie más ni se vende.
  • No queda guardado como archivo de la clínica en ningún lado fuera del servidor de ustedes.
  • Y como el asistente no toca la parte clínica, los datos delicados de los pacientes ni siquiera llegan a pasar por ahí.

Sobre lo que ve Julio

El asistente le pasa a Julio datos de la operación: cuántas llamadas entraron, qué compras están pendientes, si hubo un incidente, cómo van los ingresos.

No le reporta tu actividad. Ni horarios, ni cuánto tardas en algo, ni qué hiciste en el día. Eso no está en el sistema y no se va a poner. Te lo digo desde ahora para que no quede la duda.

12Lo que necesito de ti

Veinte minutos, cuando puedas.

Esto no lo puedo diseñar solo. Tú eres la que sabe cómo funciona la clínica de verdad; yo apenas sé armar la herramienta. Si lo hago por mi cuenta va a quedar algo que no le sirve a nadie.

Son cinco preguntas:

1. En un día normal, ¿cuál es el momento en que más se te acumulan los mensajes?
2. Cuando una familia escribe fuera de horario, ¿qué pasa hoy con ese mensaje?
3. La lista de necesidades: ¿de dónde sacas lo que va en ella?
4. Si pudieras mandarle una sola cosa a un asistente hoy mismo, ¿cuál sería?
5. ¿Qué te daría desconfianza de una herramienta así?

La quinta es la que más me interesa. Si algo de esto no te cuadra, prefiero saberlo ahora y corregirlo, no después de construirlo.

Quedo atento a cuando tengas el rato.

Deyver Escalante
XCALANTE